Implementación de un sistema de gestión documental en la universidad central Marta Abreu de Las Villas, Cubafacultad de ciencias de la información y de la educación.¿

Resumen

En la tesis que se ofrece: ¿Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central ¿Marta Abreu¿ de Las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación.¿, debido a la inexistencia de un sistema de gestión documental en la institución que repercute en la organización, el uso, manejo y conservación de los documentos, impidiendo una correcta gestión de los mismos y limitando a la Universidad en sus capacidades de rendición de cuentas transparente y responsable, se hace la interrogante ¿Cómo contribuir a la organización de la gestión documental en la UCLV? , precisamente proponiendo como objetivo general: Implementar un Sistema de Gestión documental en la Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación de la UCLV. La metodología empleada es de tipo no experimental, exploratoria-descriptiva y con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como investigación Aplicada ya que a partir de los postulados teóricos, intenta solucionar los problemas detectados, sentando las bases para la aplicación inmediata de los resultados obtenidos y modificar así la realidad descrita. Se recopilan un conjunto de referentes teóricos-conceptuales y metodológicos acerca de la gestión documental. A través de la metodología DIRKS (Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros), la cual se inspira en la Norma Australiana AS 4390-1996, Gestión de documentos, en la Norma Internacional ISO 15489, Gestión de Documentos y en el Informe Técnico adjunto del 2001, utilizado en los Archivos Nacionales de Australia se diagnostica la situación de los archivos; obteniendo las fortalezas y debilidades que ayudaron a conocer científicamente, las necesidades de la institución en esta materia. Se elaboraron varios instrumentos de la Gestión Documental: un Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación; un ¿Manual de Normas y Procedimientos¿ para los Archivos de Gestión de dicha Facultad, modelos y procedimientos para la creación, el control, la descripción documental, las transferencias de fondos, requisitos para la instalación de los documentos en los depósitos, la prevención de riesgos y documentos esenciales, así como un modelo para la evaluación y el control del sistema. Se creó un Programa para la formación de directivos, especialistas, secretarias, etc, el cual fue impartido en 2 ocasiones. De igual manera se diseña y se crea un Sistema de Gestión Documental Automatizado nombrado UNIVERSO-DA, este Sistema ha sido desarrollado en ambiente Web bajo la plataforma Windows y utilizando herramientas de desarrollo con software libre. Para manejar la base de datos se eligió la opción MySQL este es un sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario, se desarrolla como software libre en un esquema de licenciamiento dual. Se utilizó PHP como lenguaje para programar las diferentes opciones del sistema, las cuales se podrán ejecutar desde servidores Web para permitir el acceso desde cualquier estación que cuente con un navegador. PHP, es un lenguaje de programación de uso general originalmente diseñado para el desarrollo web de contenido dinámico puede ser usado en la mayoría de los servidores existentes en la actualidad, al igual que en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin ningún costo. Como base para la creación de Universo-DA se utilizó el Sistema de Gestión de Contenidos Joomla 2.5.