Función certificante del secretario de los órganos colegiados de las distintas administraciones públicas y su resultado en el acto administrativo de certificación

Resumen

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP) acoge una concepción clásica de órgano administrativo. Desde punto de vista estructural, los órganos administrativos pueden clasificarse en unipersonales y colegiados. Son unipersonales aquellos en que su titular es una persona física. Por el contrario, resultan colegiados aquellos en que la titularidad queda confiada a un conjunto de personas que concurren a la formación de la voluntad del órgano. Así, el modelo colegial (collegium) quiere responder a una formación horizontal de los actos y a la concurrencia de voluntades, buscando ponderación de puntos de vista entre los miembros del órgano; extremo del que deriva un peculiar régimen jurídico, pues si en los unipersonales la voluntad es la manifestada por su único titular, en los colegiados debe seguirse un procedimiento con término en alcanzar constancia de la «voluntad administrativa colegiada.» En las fases que integran el procedimiento administrativo para formación de la voluntad de los órganos colegiados, resulta esencial la función atribuida a su Secretario, como «fedatario público» en relación a los actos de certificación que aquél acredita y expide bajo su responsabilidad (actas, certificaciones), con carácter exclusivo, de acuerdo con lo previsto por los artículos 16.2 y 19.4.e de la vigente LRJSP. La forma del procedimiento colegiado es verbal y, por consecuencia, oral es la forma del acto colegiado, excepción a la regla escrita de los actos administrativos. La oralidad, en desarrollo de cada sesión y en la adopción de la voluntad, requerirá, por tanto, de ulterior documentación escrita y, para asegurar que el acto que ha de ser protegido desde el documento público en que queda fijado reúne los requisitos precisos, exige la ley intervención de la figura del Secretario, en que deposita la plena confianza. La LRJSP prevé, con carácter básico en efecto, que los órganos colegiados tendrán un Secretario, que podrá ser miembro del propio órgano o una persona al servicio de la Administración correspondiente. Integrante nato del órgano, le corresponden funciones especiales para su funcionamiento como lo son velar por la legalidad formal y material de sus actuaciones, certificar éstas y garantizar que los procedimientos y reglas de constitución y adopción de acuerdos son respetados. Por consecuencia –ex lege- la función del Secretario del órgano colegiado deduce responder a principios de objetividad e imparcialidad, de capacidad e idoneidad, por sus necesarios conocimientos en Derecho para ejercicio de dicha función de «fe pública.» Función de naturaleza medial o instrumental hacia otras, públicas o privadas, en que, por razones de seguridad jurídica e interés general, se haga necesaria constancia de certeza. Esto es, sin lugar a dudas, una distinción, un privilegio, pero también un deber que la ley impone al fedatario público, pues si el privilegio honra y eleva, también exige. Así, el Secretario del órgano colegiado es encargado de la función consistente en recibir y dar forma legal a los documentos públicos emanantes del conjunto de personas que concurren a la formación de voluntad del órgano; redactando aquellos de una forma y manera adecuada a su fin y confiriéndoles autenticidad. Dicha facultad queda complementada con las de conservar los originales de aquellos y expedir copias que den fe cierta de su contenido («autenticadas»). La pretensión de esta investigación es deducir en Derecho, después de examinar, en clave actual, el concepto de la función pública certificante: su misión, su visión y su valor público, particularizando en la actividad del Secretario del órgano colegiado estudiando, detenidamente, los elementos que intervienen en el ejercicio de la función citada, conforme la metodología que se propone.